Die Reiserichtlinie (RRL) stellt für das Travel Management das wichtigste Steuerungswerkzeug und somit das Rückgrat des BTM dar. Sie enthält verbindliche, unternehmenspezifische Vorgaben, die für die korrekte Umsetzung der Teilprozesse im Geschäftsprozess 'Geschäftsreise' notwendig sind. Anhand der RRL erhalten Mitarbeiter einen Leitfaden, der ihnen hilft die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das Travel Management muss diese Richtlinien im Unternehmen kommunizieren und auf die Durchsetzung der festgelegten Vorgaben durch alle Mitarbeiter bestehen.
Inhalte von Reiserichtlinien
Im folgenden sind verschiedene Bereiche aufgeführt, welche durch die Reiserichtlinien geregelt werden können. Reiserichtlinien sind immer speziell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst und unterscheiden sich in der Detailiertheit und im Umfang immens. Je klarer die Reiserichtlinien formuliert und definiert sind, desto leichter kann das Travel Management sie zur Steuerung einsetzen.
Anwendungsbereich:
- Geltungsbereich
- Differenzierung zwischen Mitarbeitergruppen
Prozesse:
- Reiseantragsgenehmigung
- Reisevorbereitung (Planung, Buchungsweg)
- Bezahlung (Kreditkarten, Kostenübernahmen, Vorschüsse)
- Reiseänderung (Umbuchung, Stornierung)
- Versicherungsleistungen
- Visabeantragung
- Reisekostenabrechnung & Belegmanagement
Auswahl der Leistungen:
- Reisemittel (Flugklassen, Bahnklassen, Hotelkategorien, Mietwagenkategorien, Sharing-Dienste)
- Tarifwahl (Günstigster Tarif, Lowest Logical Fare, Flexibler Tarif)
- Budgetunterschiede nach Region und Land
- Verpflegungspauschalen
- Fuhrpark und Privatwagennutzung
- Spesen
- Nutzung ÖPNV und Taxi
- Verwendung weiterer Services (Wäscheservice, Limousinenservice...)
- Nutzung von Bonusprogrammen (Sammeln von Punkten und Meilen)
Eine Orientierungshilfe bietet die Mustervorlage der Zeitschrift fvw.