Ziel eines effizienten Geschäftsreise Managements ist es, die entstehenden Kosten zu minimieren. Es gilt die Leistungsstandards zu verbessern ohne eine gleichzeitige Erhöhung des Aufwands für die Leistungserbringung, die Qualitätskontrolle oder die interne Kommunikation. Verbindliche Reiserichtlinien, Genehmigungs- und Buchungsverfahren sowie standardisierte Abrechnungsverfahren sind die Voraussetzung für ein erfolgreiches Geschäftsreise Management.

Dabei müssen die Umsetzung und Kontrolle der Einhaltung verbindlicher Reiserichtlinien ebenfalls vom Geschäftsreise Management überwacht werden. Das Veranstaltungsmanagement mit der Organisation von Events und Incentives, die Reisekostenabrechnung sowie das Controlling und das Fuhrparkmanagement sind einige Bereiche, die in die Zuständigkeit des Geschäftsreise Managements fallen. Weiterhin ist eine optimale Leistungserbringung mit Steuerung, Kontrolle und Prozessoptimierung nur durch ein aussagekräftiges Berichtswesen über Reisekosten und Reiseverhalten der Mitarbeiter möglich. Die Hauptaufgabe ist die Umsatzsteuerung des gesamten Reiseaufkommens. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Auswahl von möglichen Leistungsanbietern und anschließende Vertragsverhandlungen sowie die Einkaufsoptimierung aller Reiseleistungen.

Dem Geschäftsreise Management obliegt die Verantwortung, ob ein Reisebüro zur Unterstützung und Beratung der Reiseplanung und –organisation in den Geschäftsreiseprozess eingebunden wird. Notwendige Service- und Ablaufverbesserungen sowie die Steigerung der Zufriedenheit der Reisenden sind einige Gründe warum Unternehmen ein Geschäftsreise Management führen. Für Unternehmen ist es von großer Wichtigkeit, schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können, was ohne ein gut funktionierendes und gut informiertes Geschäftsreise Management nicht möglich ist. Als Experten hat es die Reisekosten und dementsprechend die Gemeinkosten unter Kontrolle.