In früheren Jahren gab es in größeren Unternehmen häufig noch eine interne Reisestelle für die Abwicklung der Geschäftsreisebuchungen. Seit den 90er Jahren wurden diese betriebseigenen Organisationseinheiten jedoch vermehrt durch externe Vermittler ersetzt, um von deren Fachkenntnissen zu profitieren. Es zeigte sich aber, dass durch ein professionelles Travel Management innerhalb des Unternehmens große Kosteneinsparungen erzielt werden können. Heutzutage bildet vor allem in großen Unternehmen der Bereich Business Travel Management eine eigene Organisationseinheit. Bei kleinen und mittelständische Unternehmen ist das Travel Management häufig in den Personalbereich eingegliedert oder Aufgabe der Assistenz.
Existenz eines eigenen Verantwortungsbereichs Travel Management im Unternehmen, Vergleich 2009/2019
Travel Management als eigener Verantwortungsbereich in Unternehmen verschiedener Größen (in %)
Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2019
Definition Business Travel Management
Unter Business Travel Management (BTM) ist die Gesamtheit der strategischen und operativen Maßnahmen zu verstehen, die zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten eines Unternehmens bzw. einer öffentlichen Institution vorgenommen werden.
Es ist sinnvoll, Business Travel Management in die drei Ebenen normativ, strategisch und operativ zu untergliedern. Das operative Management als Fundament befasst sich mit der eigentlichen Geschäftsreise. Übergeordnet dazu ist das strategische Management, welches die Maßnahmen zur Steuerung und Kontrolle der operativen Ebene entscheidet. Die normative Managementebene ist an der Spitze angesiedelt. Hier werden Vorgaben wie Reiserichtlinien im Einklang mit der Unternehmensphilosophie erarbeitet.
Business Travel Management kann als Instituion und interner Kompetenzbereich verstanden werden, welcher mit Führungsaufgaben und Entscheidungsmacht ausgestattet ist. Weiterhin stellt BTM eine Querschnittsfunktion dar, wie anhand der oben angeführten Definition ersichtlich ist.
Ziele, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines professionellen Business Travel Managements
Ziele:
Reduktion der direkten und indirekten Reisekosten
Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter
Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter
Steigerung nachhaltigen Reisens
Vollständige Erfassung der reisebezogenen Daten
Nutzen:
Kosten- und Aufwandsreduktion durch optimierten Einkauf und Prozessgestaltung
Qualitätssicherung und Zufriedenheit der Mitarbeiter
Transparenz von Geschäftsreiseprozessen, -bedarf und -kosten
Erfolgsfaktoren:
Akzeptanz des BTM und der Prozesse durch die Mitarbeiter
Unterstützung durch die Geschäftsführung und andere Organisationseinheiten
Befugnis zur Durchsetzung der Reiserichtlinien
Befähigung zur Bündelung und Steuerung der Ausgaben
Möglichkeit zur Durchsetzung eines effektiven Gesamtprozesse
Rolle und Aufgaben des Business Travel Managements
Mitarbeiter, die speziell für den Bereich Business Travel Management zuständig sind, tragen häufig die Berufsbezeichnung "Travel Manager/in". Oft fallen die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Travel Management aber auch vollständig oder teilweise in den Tätigkeitsbereich des Einkäufers, der Assistenz der Geschäftsleitung, der Personalabteilung, des Sekreteriats, der Buchhaltung oder des Office Managers.
Wichtigstes Ziel des Travel Managements ist die Senkung der Reisekosten. Dazu müssen so gut wie möglich alle Reisedaten gesammelt (siehe Datensammlung anhand von MIS-Systemen), sinnvoll analysiert und in Beziehung zueinander gesetzt werden. Dadurch können Kosteneinsparpotentiale aufgedeckt und eine bessere Budgetierung der zukünftigen Ausgaben geplant werden.
Reiserichtlinien (RRL) sind das wichtigste Steuerungswerkzeug des Travel Managements. Die Erstellung unmissverständlicher, leicht umsetzbarer Reiserichtlinien durch das Travel Management hilft den reisenden Mitarbeitern dabei, die intern festgelegten Geschäftsreiseprozesse optimal umzusetzen. Weiterhin erleichtern RRL die interne Kommunikation zwischen Travel Management und den Mitarbeitern. Das Travel Management muss Möglichkeiten haben, die Einhaltung der RRL durchzusetzen und bei Verstößen einschreiten zu können.
MIS-Systeme sind computergestützte Informationssysteme, die dem Travel Management dabei helfen können, umfassende Reisedaten zu sammeln, aufzubereiten und auszuwerten. Heutzutage können die immensen Datenmengen bei vielen Unternehmen nicht mehr manuell erfasst und bearbeitet werden. Das Travel Management hat hier die Aufgabe, die Systeme zu pflegen und die erfassten Daten sinnvoll im Geschäftsreise-Management-Prozess einzusetzen.
Durch Ausschreibungen kann das Travel Management an potentielle Leistungsanbieter und deren Wettbewerber herantreten und diese um die Erstellung eines passenden Angebots für das Unternehmen bitten. Bei erfolgreicher Teilnahme können die konkurrierenden Anbieter im Anschluss ihre Angebote konkret vorstellen. Das Travel Management ist dafür zuständig, die Vorlage für die Ausschreibung zu erstellen, die eingereichten Angebote zu vergleichen und den geeignetsten Partner zu wählen.
Das Travel Management schließt Verträge mit unterschiedlichsten Anbietern wie Transportunternehmen, Beherberungsbetrieben, Reisemittlern und weiteren Service- und IT-Anbietern. Daher muss es fähig sein, die sinnvollsten Vertragspartner auszumachen und für das Unternehmen lukrative Vereinbarungen zu schließen.
Weiterhin hat das Travel Management hier die Aufgabe, Make-or-Buy-Entscheidungen zu treffen, also abzuschätzen, wo es aus unter finanziellen Gesichtspunkten Sinn macht, reisebezogene Tätigkeiten an Fremdunternehmen auszulagern und welche Aufgaben von den eigenen Mitarbeitern erledigt werden sollen.
Reiserichtlinien, Versicherungsbestimmungen, Reisekostenabrechnungsweise etc. müssen dem Mitarbeiter leicht zugänglich gemacht werden, um dessen richtiges Verhalten zu gewährleisten. Häufig kommunizieren Travel Manager Regelungen und Neuigkeiten über interne Newsletter oder Artikel im Intranet oder über interne Schulungen.
Reiseleistungen können auf verschiedene Weise bezahlt werden, wie z.B. über Kreditkarten oder Kostenübernahmen durch Serviceanbieter. Das Travel Management legt fest, welche Leistungen wie und wann bezahlt und abgerechnet werden sollen um kostengünstige und zeitsparende Prozesse zu schaffen. Kreditkartenunternehmen und andere Servicedienstleister bieten hier unterschiedliche Lösungen an.
Travel Manager haben die Aufgabe, die Teilprozesse des Geschäftsprozesses "Geschäftsreise" zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern um somit zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.
Das Travel Management legt fest, wie die Mitarbeiter ihre Reisen buchen sollen. Bei der Auswahl der sinnvollsten Buchungsmethode sind Faktoren wie Reisevolumen, Reisestruktur und Unternehmensgröße eine Rolle. Buchungen werden oftmals über Reisemittler wie spezialisierte Geschäftsreisebüros und unter Verwendung von Selbstbuchungsplattformen abgewickelt.
Der Veranstaltungsbereich fällt immer häufiger in den Zuständigkeitsbereich des Travel Managements. Zu den Aufgaben gehören hier z.B. die Auswahl eines Veranstaltungsortes mit passender Infrastruktur und der Dienstleister sowie die Organisation der Teilnehmer und Beschaffung der notwendigen Transportmittel, Beherberungs-, Verpflegungs- und Unterhaltungsmöglichkeiten. Eigens auf den Veranstaltungsbereich spezialisierte Agenturen als auch Sonderabteilungen der Geschäftsreisebüros bieten entsprechende Servicepakete an.
Mitarbeiter und ihre Familien, die für bestimmte Zeit oder dauerhaft ihr Heimatland verlassen, erhalten oftmals Unterstützung vom Travel Management bei der Wohnungssuche und Eingewöhnung im neuen Wohnort.
Das Management des firmeneigenen Fuhrparks kann ebenfalls vom Travel Management übernommen werden. Hierbei geht es i.d.R. um die Organisation, Steuerung und Überwachung des PKW- und LKW-Inventars des Unternehmens.
Eine wichtige Aufgabe des Travel Managements liegt darin, eine möglichst reibungslose Reisekostenabrechnung zu ermöglichen, um den Bearbeitungsaufwand für die Mitarbeiter möglichst gering zu halten und eine zeitnahe Erstattung von Auslagen zu gewährleisten. Hier kann vor allem durch technische Lösungen optimiert werden.
Die Beschaffung und Organisation der mobilen Kommunikationsmittel im Unternehmen kann ebenfalls Teil des Aufgabenkatalogs des Travel Managements sein.
Einführung eines Travel Managements
Je nachdem, in wieweit sich ein Unternehmen bisher mit BTM auseinandergesetzt hat, handelt es sich bei dem Projekt der Einführung eines Travel Managements entweder um einen kompletten Neuaufbau dieses Bereichs oder um eine Neustrukturierung. Vor Projektstart müssen Zeitpunkt der Einführung, Budget, Verantwortlichkeiten, Ziele, Umfang, Vorgehensweise und notwendige Erfolgsfaktoren geklärt werden. Im Anschluss folgt die Projektkonzeption, -durchführung, und -umsetzung. Zur Kontrolle der Wirksamkeit wird eine Erfolgsmessung durchgeführt.
