In früheren Jahren gab es in größeren Unternehmen häufig noch eine interne Reisestelle für die Abwicklung der Geschäftsreisebuchungen. Seit den 90er Jahren wurden diese betriebseigenen Organisationseinheiten jedoch vermehrt durch externe Vermittler ersetzt, um von deren Fachkenntnissen zu profitieren. Es zeigte sich aber, dass durch ein professionelles Travel Management innerhalb des Unternehmens große Kosteneinsparungen erzielt werden können. Heutzutage bildet vor allem in großen Unternehmen der Bereich Business Travel Management eine eigene Organisationseinheit. Bei kleinen und mittelständische Unternehmen ist das Travel Management häufig in den Personalbereich eingegliedert oder Aufgabe der Assistenz.

Definition Business Travel Management

Unter Business Travel Management (BTM) ist die Gesamtheit der strategischen und operativen Maßnahmen zu verstehen, die zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten eines Unternehmens bzw. einer öffentlichen Institution vorgenommen werden.

Es ist sinnvoll, Business Travel Management in die drei Ebenen normativ, strategisch und operativ zu untergliedern. Das operative Management als Fundament befasst sich mit der eigentlichen Geschäftsreise. Übergeordnet dazu ist das strategische Management, welches die Maßnahmen zur Steuerung und Kontrolle der operativen Ebene entscheidet. Die normative Managementebene ist an der Spitze angesiedelt. Hier werden Vorgaben wie Reiserichtlinien im Einklang mit der Unternehmensphilosophie erarbeitet.

Business Travel Management kann als Instituion und interner Kompetenzbereich verstanden werden, welcher mit Führungsaufgaben und Entscheidungsmacht ausgestattet ist. Weiterhin stellt BTM eine Querschnittsfunktion dar, wie anhand der oben angeführten Definition ersichtlich ist.

Ziele, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines professionellen Business Travel Managements

Ziele:

  • Reduktion der direkten und indirekten Reisekosten
  • Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter
  • Steigerung nachhaltigen Reisens
  • Vollständige Erfassung der reisebezogenen Daten

Nutzen:

  • Kosten- und Aufwandsreduktion durch optimierten Einkauf und Prozessgestaltung
  • Qualitätssicherung und Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Transparenz von Geschäftsreiseprozessen, -bedarf und -kosten

Erfolgsfaktoren:

  • Akzeptanz des BTM und der Prozesse durch die Mitarbeiter
  • Unterstützung durch die Geschäftsführung und andere Organisationseinheiten
  • Befugnis zur Durchsetzung der Reiserichtlinien
  • Befähigung zur Bündelung und Steuerung der Ausgaben
  • Möglichkeit zur Durchsetzung eines effektiven Gesamtprozesse

Rolle und Aufgaben des Business Travel Managements

Mitarbeiter, die speziell für den Bereich Business Travel Management zuständig sind, tragen häufig die Berufsbezeichnung "Travel Manager/in". Oft fallen die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Travel Management aber auch vollständig oder teilweise in den Tätigkeitsbereich des Einkäufers, der Assistenz der Geschäftsleitung, der Personalabteilung, des Sekreteriats, der Buchhaltung oder des Office Managers.

Einführung eines Travel Managements

Je nachdem, in wieweit sich ein Unternehmen bisher mit BTM auseinandergesetzt hat, handelt es sich bei dem Projekt der Einführung eines Travel Managements entweder um einen kompletten Neuaufbau dieses Bereichs oder um eine Neustrukturierung. Vor Projektstart müssen Zeitpunkt der Einführung, Budget, Verantwortlichkeiten, Ziele, Umfang, Vorgehensweise und notwendige Erfolgsfaktoren geklärt werden. Im Anschluss folgt die Projektkonzeption, -durchführung, und -umsetzung. Zur Kontrolle der Wirksamkeit wird eine Erfolgsmessung durchgeführt.