Die Reduktion aller im Zusammenhang mit der Geschäftsreise entstehenden Kosten sind das Hauptziel des Travel Managements. In Deutschland stiegen die Gesamtausgaben für den Business Travel-Bereich von 2017 auf 2018 um 1,8 % auf 53,5 Mrd. € an (siehe auch Zahlen & Fakten).

Definition Geschäftsreisekosten

Geschäftsreisekosten: 

Alle Kosten einer Geschäftsreise, wie Übernachtung, Spesen, Transport, Kilometergeld, Benzin, Verpflegungsmehraufwand etc. sowie die Kosten für den Verwaltungsaufwand, der für Planung, Buchung und Abrechnung anfällt, inkl. Prozeßkosten.

Direkte Geschäftsreisekosten:

Hierunter fallen die Kosten des Reiseeinkaufs (z.B. Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn, Dienstwagen).

Indirekte Geschäftsreisekosten:

Sie schließen alle Kosten ein, die im Prozess "Geschäftsreise" anfallen - bei der Planung, Buchung, Bezahlung, Abrechnung und Controlling, wie z.B. Serviceentgelte, Kreditkartengebühren, Softwarelizenzen. Die Kosten für die Reiseabrechnung stellen mit 46 % den größten Kostenblock der indirekten Kosten dar.

Gerade bei großen Unternehmen sind bei den Prozesskosten noch große Einsparpotenziale zu erzielen, da ihre Geschäftsprozesse auf Grund des größeren Umfangs komplexer sind, als die der KMUs.

Möglichkeiten zur Kostenreduktion sind unter Prozesse & Optimierung beschrieben.

In früheren Jahren gab es in größeren Unternehmen häufig noch eine interne Reisestelle für die Abwicklung der Geschäftsreisebuchungen. Seit den 90er Jahren wurden diese betriebseigenen Organisationseinheiten jedoch vermehrt durch externe Vermittler ersetzt, um von deren Fachkenntnissen zu profitieren. Es zeigte sich aber, dass durch ein professionelles Travel Management innerhalb des Unternehmens große Kosteneinsparungen erzielt werden können. Heutzutage bildet vor allem in großen Unternehmen der Bereich Business Travel Management eine eigene Organisationseinheit. Bei kleinen und mittelständische Unternehmen ist das Travel Management häufig in den Personalbereich eingegliedert oder Aufgabe der Assistenz.

Definition Business Travel Management

Unter Business Travel Management (BTM) ist die Gesamtheit der strategischen und operativen Maßnahmen zu verstehen, die zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten eines Unternehmens bzw. einer öffentlichen Institution vorgenommen werden.

Es ist sinnvoll, Business Travel Management in die drei Ebenen normativ, strategisch und operativ zu untergliedern. Das operative Management als Fundament befasst sich mit der eigentlichen Geschäftsreise. Übergeordnet dazu ist das strategische Management, welches die Maßnahmen zur Steuerung und Kontrolle der operativen Ebene entscheidet. Die normative Managementebene ist an der Spitze angesiedelt. Hier werden Vorgaben wie Reiserichtlinien im Einklang mit der Unternehmensphilosophie erarbeitet.

Business Travel Management kann als Instituion und interner Kompetenzbereich verstanden werden, welcher mit Führungsaufgaben und Entscheidungsmacht ausgestattet ist. Weiterhin stellt BTM eine Querschnittsfunktion dar, wie anhand der oben angeführten Definition ersichtlich ist.

Ziele, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines professionellen Business Travel Managements

Ziele:

• Reduktion der direkten und indirekten Reisekosten
• Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter
• Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter
• Steigerung nachhaltigen Reisens
• Vollständige Erfassung der reisebezogenen Daten

Nutzen:

• Kosten- und Aufwandsreduktion durch optimierten Einkauf und Prozessgestaltung
• Qualitätssicherung und Zufriedenheit der Mitarbeiter
• Transparenz von Geschäftsreiseprozessen, -bedarf und -kosten

Erfolgsfaktoren:

• Akzeptanz des BTM und der Prozesse durch die Mitarbeiter
• Unterstützung durch die Geschäftsführung und andere Organisationseinheiten
• Befugnis zur Durchsetzung der Reiserichtlinien
• Befähigung zur Bündelung und Steuerung der Ausgaben
• Möglichkeit zur Durchsetzung eines effektiven Gesamtprozesse

Rolle und Aufgaben des Business Travel Managements

Mitarbeiter, die speziell für den Bereich Business Travel Management zuständig sind, tragen häufig die Berufsbezeichnung "Travel Manager/in". Oft fallen die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Travel Management aber auch vollständig oder teilweise in den Tätigkeitsbereich des Einkäufers, der Assistenz der Geschäftsleitung, der Personalabteilung, des Sekreteriats, der Buchhaltung oder des Office Managers.

Einführung eines Travel Managements

Je nachdem, in wieweit sich ein Unternehmen bisher mit BTM auseinandergesetzt hat, handelt es sich bei dem Projekt der Einführung eines Travel Managements entweder um einen kompletten Neuaufbau dieses Bereichs oder um eine Neustrukturierung. Vor Projektstart müssen Zeitpunkt der Einführung, Budget, Verantwortlichkeiten, Ziele, Umfang, Vorgehensweise und notwendige Erfolgsfaktoren geklärt werden. Im Anschluss folgt die Projektkonzeption, -durchführung, und -umsetzung. Zur Kontrolle der Wirksamkeit wird eine Erfolgsmessung durchgeführt.

Die WTO (World Tourism Organization) versteht unter Tourismus „die Aktivitäten von Personen, die an Orte außerhalb ihrer gewohnten Umgebung reisen und sich dort zu Freizeit-, Geschäfts- oder bestimmten anderen Zwecken nicht länger als ein Jahr ohne Unterbrechnung aufhalten.“

Definition Geschäftsreise

Geschäftsreisen als Teil des Tourismus stellen berufsbedingte Ortsveränderungen dar, die von kurzer Dauer sind und mindestens eine Übernachtung (Geschäftsreise-Tourismus) oder keine Übernachtung (Tagesgeschäftsreisen) beinhalten.

Unterscheidung zwischen Geschäftsreise und Freizeitreise

Sowohl bei Geschäftsreisen als auch bei Freizeitreisen steht die Reise im Mittelpunkt. Anhand einiger Kriterien können beide touristischen Erscheinungsformen jedoch eindeutig voneinander abgegrenzt werden, vor allem anhand des Reiseanlasses und der Finanzierungsart. Freizeitreisen sind Teil des privaten Konsums, Geschäftsreisen sind Teil der Unternehmensinvestition. 

Zielgruppe Geschäftsreisender

Geschäftsreisende unterscheiden sich von Freizeitreisenden oftmals hinsichtlich ihrer Bedürfnisse.

• Geringe Preiselastizität und Flexibilität

Im Gegensatz zu den Privatreisenden haben Geschäftsreisende meistens enge Zeitfenster, innerhalb welcher sie die Reise vornehmen müssen. Aus dieser Unflexibilität heraus entsteht eine geringe Preiselastizität gegenüber der Angebote der Leistungsträger. Die Reisen können relativ selten weit im Vorraus geplant werden, sondern werden relativ kurzfristig gebucht. 

• Hoher Anspruch an Servicequalität und Bedarf an Zusatzleistungen 

Geschäftsreisende sind anspruchsvoller hinsichtlicher der angebotenen Servicequalität der Leistungsträger. Dies hat diverse Gründe. Einerseits wird die Finanzierung der Leistungen vom Unternehmen getragen und nicht vom Reisenden selbst. Der terminliche Zeitdruck spielt ebenfalls eine Rolle für den gesteigerten Anspruch des Geschäftsreisenden nach optimalem Service. Weiterhin bentötigt der Geschäftsreisende entsprechende Infrastruktur um effizient arbeiten zu können.

Geschäftsreiseformen

Es gibt für Unternehmen vielfältige Gründe dafür, seine Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zu entsenden. Daher lassen sich, je nach Anlass, verschiedene Reiseformen unterscheiden. Neben der klassischen Geschäftsreise stehen die anderen Formen in engem Zusammenhang mit dem Begriff MICE.