Der Transport über den Luftweg ist für Geschäftsreisende bei größeren Entfernungen zum Zielort meist die einzige Option, da sie oft nur enge Zeitfenster zur Verfügung haben und ihre Arbeitszeit optimal genutzt werden soll. 21 % der gesamten Geschäftsreiseausgaben in Deutschland entfielen 2018 auf den Flugsektor (VDR-Geschäftsreiseanalyse 2019).
Geschäftsreisende nutzen i.d.R. Linienfluggesellschaften. In den letzten Jahren stieg jedoch die Akzeptanz der Unternehmen und Reisenden zur Nutzung von Billigfluggesellschaften. Für Unternehmen, bei denen eine große Anzahl an Mitarbeitern zur gleichen Zeit auf der selben Strecke reisen muss, kann ein Flugzeugcharter die richtige Option sein. Flughäfen bauen ihre Angebote und Infrastuktur hinsichtlich Veranstaltungen wie Konferenzen weiter aus.
Anforderungen der Nachfrager des Geschäftsreisemarktes an die Luftverkehrsunternehmen
Geschäftsreisende sind sowohl in der Economy-, Business-, als auch First-Class unterwegs. Allerdings ist die Zahl der Business Traveller in den zwei letztgenannten Beförderungsklassen höher als die der Freizeitreisenden.
Der Nachfrager trifft seine Entscheidung für einen bestimmten Anbieter auf Grund verschiedener Kriterien:
- Flugplan- und strecke
- Flugverbindung und -dauer
- Flugfrequenz
- Preis und Tarifbedingungen
- Servicequalität
- Angebotene Zusatzleistungen
- Vorgabe der Reiserichtlinien
- Verfügbarkeit ausgehandelter Firmentarife
- Bonusprogramm
- Sicherheit
- Prestige
Da der Verkauf von Zusatzleistungen einen wichtigen Posten in der Umsatzsteigerung für Fluggesellschaften macht, spezialisieren sie sich auf die Zielgruppe der Geschäftsreisenden mit zugeschnittenen Services. Hierzu zählen z.B. Lounge-Zugang, Komfortsitzplatz, zusätzliches Freigepäck, Internetzugang im Flugzeug, Extrabonus bei Loyalitätsprogrammen, kostenfreies Parken, hochwertige Verpflegung, separater Check-In oder Limousinen-Service.
Abkommen zwischen Unternehmen und Leistungsträgern
Für Unternehmen und Travel Manager gibt es verschiedene Möglichkeiten, auf Grund ihres Reisevolumens von den Anbietern besondere Vergünstigungen, Sondertarife und Zusatzleistungen zu erhalten.
Das Travel Management kann die Steuerung auf die bevorzugten Fluggesellschaften über die Reiserichtlinien und den Reisebüropartner sowie die genutzten Buchungsportale vornehmen.
Firmentarife (Nettoraten)
Unternehmen können mit Fluggesellschaften Firmentarife abschließen, die dann exklusiv für das Unternehmen buchbar sind. Travel Manager sollten hierzu genau analysieren, welchen Flugbedarf das Unternehmen auf welchen Strecken hat und welche Anbieter diese Strecken in welcher Frequenz bedienen. Weiterhin sollten die Tarifbedingungen den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechend ausgehandelt werden (z.B. Flexible Umbuchungen, Stornierbarkeit etc.).
Firmentarife gelten für bestimmte Strecken und werden entweder als Fixtarife festgelegt, oder es wird ein prozentualer Abschlag auf den offiziellen IATA-Tarif gewährt.
Rückvergütung
Fluggesellschaften und Unternehmen können vereinbaren, dass am Jahresende ein festgelegter Prozentsatz des Flugumsatzes wieder rückvergütet wird. Diese Gutschrift nennt sich auch Back-End-Incentive.
Bonusprogramme
Unternehmen können an Firmenbonusprogrammen von Fluggesellschaften und Flugallianzen teilnehmen und somit streckenabhängig Punkte auf ihre Flugbuchungen erhalten, welche z.B. für Freiflüge, Sitzplatzreservierungen, Bezahlung von Gepäckstücken oder Upgrades genutzt werden können. Ein bekanntes Beispiel stellt das "PartnerPlusBenefit"-Programm der Lufthansa Gruppe dar.
Vielfliegerprogramme wie das "Miles&More"-Programm der Lufthansa, richten sich an die Reisenden selbst und sind nicht exklusiv für Geschäftsreisende. Allerdings können Unternehmen intern festlegen, dass geschäftlich gesammelte Meilen nur für Unternehmenszwecke genutzt werden dürfen. Viele Unternehmen gehen jedoch den Weg, den Mitarbeitern die Meilen zur privaten Nutzung zu überlassen als Form der Incentivierung.
Problematisch für das Unternehmen und das Travel Management kann es sein, dass Vielfliegerprogramme direkten Einfluss auf die Angebotswahl des Reisenden nehmen. Um Mitarbeiter davon abzuhalten, Entscheidungen zum Wohle ihres Meilenkontos zu treffen, sind klare Vorschriften durch Reiserichtlinien hilfreich.