Geschäftsreisende nutzen täglich Transportmittel die zum Straßenverkehr zählen, wie Mietwägen, Firmen-, Privat- oder Carsharing-Fahrzeuge, Fernbusse, ÖPNV und Taxi. Allein die Mietwagenkosten betrugen in Deutschland laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2019 im Jahr 2018 4,8 Mrd. €, also insgesamt 9 % der gesamten Geschäftsreisekosten.
Mietwagen
Mietwägen werden von Geschäftsreisenden als Alternative zum Firmen- oder Privatwagen genutzt, oder als Transportmittel im Anschluss an eine Zugfahrt oder einen Flug.
Für das Firmengeschäft im deutschen Geschäftsreisemarkt zählen heutzutage vor allem die Anbieter Sixt (Marktführer), Europcar, Avis und Hertz.
Unternehmen können mit Mietwagenanbietern Vertragsraten aushandeln. Diese beinhalten neben dem Preis auch Regelungen zu Versicherung und Selbstbehalt, Stornierbarkeit, Anlieferung- und Abholung beim Firmengelände und eventuell weitere Zusatzleistungen.
Das Travel Management sollte bei der Bedarfanalyse und Auswahl des Anbieters folgende Kriterien berücksichtigen:
- Analyse (Mietwagenvolumen, Dauer, Anmietorte, Zahlung, Buchungsweg)
- Auswahl des Anbieters (Preis, Stationennetz- und dichte, Verfügbarkeit, Flotte und Flottengröße, inkludierte Versicherungen, zusätzliche Kosten) Tooltip z.B. für Winterrreifen, Navi etc., Serviceniveau, Unterstützung bei Implementierung und Schnittstellenintegration, Reportingmöglichkeiten)
Mietwagenunternehmen wandeln sich immer mehr zu Mobilitätsdienstleistern, die weitere Transportleistungen wie Carsharing, Taxifahrten und Limousinenservice integrieren. Ein innovatives Produkt liefert Sixt mit "MaaS". Eine Kombination der verschiedenen Transportleistungen durch einen Anbieter kann für das Unternehmen Einsparpotenziale bei den Prozesskosten bieten.
Bonusprogramme für Geschäftsreisende
Wie die Fluggesellschaften und die DB bieten auch Mietwagenunternehmen Loyalitätsprogramme an, die Geschäftsreisenden bei einer bestimmten Anzahl an Anmietungen besondere Vorteile bieten wie kostenfreie Upgrade, Freimieten, oder Sonderbehandlung durch Erreichung eines Status. Weiterhin können die Mitglieder Meilen oder Punkte für Vielfliegerprogramme und Hotel-Programmen sammeln.
Das Travel Management kann den Mitarbeitern die Nutzung der geschäftlich gesammelten Vorteile zur privaten Nutzung gestatten und somit eine Incentivierung für die Reisenden generieren.
Wie bei den Vielfliegerprogrammen sollte das Travel Management jedoch beachten, dass die Loyalitätsprogramme der Mietwagenunternehmen starken Einfluss auf die Anbieterwahl des Reisenden nimmt. Genaue Richtlinien zur Verpflichtung zum günstigsten, sinnvollen Tarif können hier hilfreich sein.
Firmen- und Privatfahrzeug
Unternehmen besitzen oftmals einen eigenen Fuhrpark mit Firmenwägen. Das Management der Wägen übernimmt oftmals das Travel Management oder je nach Größe ein eigener Fuhrpark-Manager. Für den sinnvollen Einkauf der Wagen steht das Unternehmen in Kontakt mit Fahrzeughändlern und Leasing-Unternehmen.
Mitarbeiter nutzen häufig ihre privaten Autos für geschäftliche Reisen. Dies kann sich der Reisende in der Reisekostenabrechnung in Form der Kilometerpauschale erstatten lassen.
Das Travel Management sollte in den Reiserichtlinien klar regeln, wie die Nutzung von Dienstwägen und Privatfahrzeugen sowie die Tankregelung vorgesehen ist.
Fernbus
Unternehmen öffnen sich immer mehr für die Option der Fernbusnutzung, gerade auch als Alternative zur Bahnfahrt. Als Anbieter ist hier vor allem der Marktführer Flixbus zu nennen, der mittlerweile ein dichtes Streckennetz aufweisen kann und alle wichtigen Wirtschaftszenten in Deutschland bedient.
Als Vorteile für das Unternehmen und den Reisenden können Kostenersparnis durch günstige Preise, kostenfreie Sitzplatzreservierung und WLAN und die geringere CO2-Belastung als bei Verkehrsmittleln wie Flugzeug oder PKW genannt werden. Flixbus wirbt weiterhin mit seiner guten Anbindung an Messe- und Kongresszentren.
ÖPNV & Taxi
Als Anschlusstransportmittel oder für kurze Strecken bietet sich die Nutzung des ÖPNV oder Taxis an. Die Kosten hierfür werden vom Mitarbeiter in der Regel ausgelegt und vom Unternehmen über die Reisekostenabrechnung zurückerstattet.
Die Bahn bietet bei vielen Tarifen die sogenannte City-Option mit an, die den öffentlichen Nahverkehr am Zielort mit einschließt. Mobilitätsdienstleister wie Sixt integrieren Taxidienste in ihren Leistungsumfang (Sixt MyDriver).
Carsharing & Ridesharing
Beim Carsharing mietet der Reisende ein Fahrzeug aus dem Pool des Anbieters per App an und bezahlt nur für die tatsächliche Nutzung (Kilometer und Dauer). Parkplatzgebühren sind nicht zu zahlen.
Unter Ridesharing ist die gemeinsame Nutzung eines Fahrzeugs auf einer bestimmten Strecke zu verstehen. Reisende nutzen zur Buchung ein Buchungsportal oder eine App.
Auch geschäftlich Reisende bedienen sich an an diesen Sharing-Angeboten, die vor allem in bzw. zwischen Ballungsräumen angeboten werden. Vorteile für Unternehmen und Reisenden sind beim Carsharing z.B. Flexibilität in der Anmietung und Rückgabe und Kostenersparnis durch den Wegfalls des Fuhrpark-Managements und beim Ridesharing z.B. der niedrige Preis im Vergleich zu anderen Transportmitteln.