Business Travel Management
Grundlagen - Prozesse - Leistungsträger
Prozesse & Optimierung
Der Gesamtprozess Geschäftsreise setzt sich aus mehreren Teilprozessen zusammen. Entlang der gesamten Prozesskette bestehen Optimierungsmöglichkeiten, z.B. hinsichtlich der direkten und indirekten Kosten, der Mitarbeiterzufriedenheit, der Datenverarbeitung und in Bezug auf nachhaltiges Reisen.
Reiseplanung
Am Anfang steht die Planung der für notwendig errachteten Reise. Sobald der Reisende bzw. die zuständige Assistenz die entsprechenden Informationen beschafft hat, wird i.d.R. ein Reiseantrag unter Verwendung von Informationen zum Zeitpunkt, benötigte Leistungsarten, Preisangaben und Zweck der Reise gestellt unter Berücksichtigung der vorgegebenen Reiserichtlinien. Der Vorgesetzte prüft im Anschluss den Antrag und genehmigt ihn oder lehnt ihn ab. Bei Verstößen gegen die RRL wird geprüft ob eine Abweichung begründbar ist.
Optimierungsmöglichkeiten:
Bei den Reiseanträgen handelt es sich häufig noch um Formulare (Papier oder elektronisch), die händisch vom Mitarbeiter ausgefüllt werden, oft ohne Angabe der Kosten. Die Genehmigungen werden ebenso noch oft manuell bearbeitet. Hier kann der Prozess verschlankt und Prozesskosten eingespart werden, indem Reiseantrag und Genehmigung gleich in die Buchungsplattform (OBE) integriert werden, unter Berücksichtigung der geltenden Reiserichtlinien. Die OBEs bieten entsprechende Features an.
Dank der fortgeschrittenen Kommunikationstechnologie bestehen heutzutage vielfältige Möglichkeiten, persönliche geschäftliche Treffen zu ersetzen. Reisender und Unternehmen sollten vor der Planung einer Reise prüfen, ob der Termin z.B. durch eine Telefonkonferenz oder einen virtuellen Konferenzraum ersetzt werden kann, da hier großes Einsparpotenzial in Bezug auf direkte Reisekosten und den CO²-Ausstoß besteht. Weiterhin begrüßen viele Mitarbeiter eine Reduktion ihrer Geschäftsreisen in Hinblick auf die Work-Life-Balance.
Reiseorganisation
Auf die Genehmigung des Reiseantrags folgt die Reiseorganisation. Der Reiseantrag stellt die Grundlage für die Buchung dar. Der Mitarbeiter/die Assistenz bucht selbst oder nutzt ein Reisebüro für die Beschaffung. Die Bezahlung läuft in der Regel über die Company Card oder Corporate Card. Weitere Möglichkeiten sind die Beantragung eines Vorschusses oder die Kostenübernahme durch einen Leistungsträger. Nach erfolgreicher Buchung erhält der Reisende die entsprechenden Reiseunterlagen. Vor Reiseantritt sind weiterhin Änderungen wie Umbuchungen oder Stornierungen in diesem Teilprozess erfasst.
Optimierungsmöglichkeiten:
Oft ist nicht klar geregelt, über welchen Buchungskanal die Reiseorganisation ablaufen soll. Das Travel Management kann hier gezielt Prozesskosten sparen, in dem die Zusammenarbeit mit einem Reisebüropartner und Nutzung eines bestimmten Onlinebuchungsportals in den Reiserichtlinien festgeschrieben wird. Durch die Steuerung aller Buchungen über den gleichen Kanal können strukturiert reisebezogene Daten gesammelt werden und die Zuordnung in der Buchhaltung wird vereinfacht.
Durch die genaue Vorgabe von Preisobergrenzen, Buchungsklassen, Hotelkategorien etc. kann das Travel Management die direkten Kosten optimieren. Eine Steuerung auf bevorzugte Leistungsträger, mit denen Verträge zu Sonderkonditionen vereinbart wurden, begünstigt ebenso die Eisparung direkter Kosten. Weiterhin kann eine Steuerung in Richtung nachhaltigem Reisen erfolgen. Bei den Reiserichtlinien ist auch auf das allgemeine Flexibilitätsbedürfnis der Reisenden zu achten, da stark restriktive Tarife Mehrkosten verursachen können, wenn die Reisenden Terminänderungen vornehmen müssen.
Reisedurchführung
Die eigentliche Reise findet im Teilprozess Reisedurchführung statt. Vor Ort anfallende Ausgaben werden i.d.R. über die Company Card oder bar vom Reisenden beglichen. Reisepläne, die während der Reise geändert werden, fallen unter diesen Teilprozess.
Optimierungsmöglichkeiten:
Der mobile Zugriff auf alle Reise- und Ausweisdokumente kann für den Reisenden deutliche Zeitersparnis bedeuten. OBEs bieten hierfür Apps an, bei welchen sowohl Reiseunterlagen wie Boardingpässe, Hotelunterlagen und Ausweisdokumente wie die BahnCard oder Miles&More hinterlegt werden können.
Die Verwendung von Company Cards für die Bezahlung der Auslagen und Spesen vor Ort begünstigt eine einfachere Zuordnung der Ausgaben in der Buchhaltung und vereinfacht das Controlling.
Auch die Sicherheitsvorkehrungen in Hinblick auf die Fürsorgepflicht des Unternehmens kann während der Reise optimiert werden durch Softwarelösungen der Geschäftsreisebüros und OBE-Anbieter, welche die Reisenden anhand ihrer Buchungsdaten tracken und im Gefahrenfall alarmieren und Hilfestellung anbieten.
Reisekostenabrechnung
Nach Abschluss der Reise folgt die Reisekostenabrechnung. Der Reisende bzw. dessen Assistenz sammelt alle Belege zu den erfolgten Ausgaben und reicht diese bei der Buchhaltung zur Erstattung ein. Die Buchhaltung prüft die eingereichten Ausgaben auf sachliche Korrektheit gibt die Reisekostenabrechnung im Anschluss frei oder fordert entsprechende Korrekturen. Bei Freigabe erfolgt die Auszahlung auf das Privatkonto des Reisenden.
Optimierungsmöglichkeiten:
Die Reisekostenabrechnung erfolgt in vielen Unternehmen bereits unter Einsatz von spezieller Software, die bereits die korrekte Berechnung der Auszahlungsbeträge vornimmt. Allerdings sind häufig noch Medienbrüche vorhanden. Moderne Onlinebuchungsplattformen bieten eine Integration der Buchhaltungsschnittstellen. Weiterhin können die Reisenden ihre Reisekostenabrechnung direkt in der OBE vornehmen, Belege hochladen, Spesensätze berechnen lassen und die Abrechnung über das Portal zur Freigabe an die Buchhaltung weiterleiten. Hierdurch werden sowohl Prozesskosten gespart als auch vollständige Datensätze für das Controlling gesammelt.
Controlling
Im Controlling wird überprüft, ob die ersten vier Teilprozesse richtlinienkonform durchgeführt wurden, wie aufwendig die Prozesse sind und wie sich die Gesamtkosten auf die einzelnen Prozesse und Reiseleistungen verteilen.
Optimierungsmöglichkeiten:
Nur wenige Unternehmen haben ein durchgängiges System, das alle Reiseprozesse und -kosten integriert. Häufig werden verschiedene Quellen manuell verbunden, wodurch Lücken entstehen können, was sich wiederum negativ auf die Steuerbarkeit der Prozesse und Transparenz der Kosten auswirkt. Hier bieten moderne OBE- bzw. IT-Anbieter integrierte Lösungen an, die vom Reiseantrag bis zur Reisekostenabrechnung alle Prozesse in einer Anwendung verknüpfen und somit große Potenziale zur Prozesskosteneinsparung bieten. Durch die leichte Verfügbarkeit und Übersicht aller relevanter Daten können bedarfsorientierte, aussagekräftige Reportings als Grundlage für Vertragsverhandlungen erstellt werden.
Unternehmen die ihre Geschäftsreiseprozesse bereits teilweise oder komplett elektronisch abwickeln (in %)
Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2019