Business Travel Management

Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) stellt jährlich in Form der VDR-Geschäftsreiseanalyse eine Erhebung der aktuellen Zahlen zum deutschen Geschäftsreisemarkt bereit. Wichtige Ergebnisse dieser Studie vom Jahr 2019 (17.Ausgabe) sind im Folgenden dargestellt:

Am Geschäftsreiseprozess beteiligt sich eine Vielzahl an Anbietern. Sowohl die Leistungsträger für Leistungen wie Transport und Beherbergung, als auch die Anbieter von Vermittlungs-, IT- und weiteren Services haben sich auf den Geschäftsreisemarkt spezialisiert und liefern entsprechende Produkte und Produktbündel. Es kann zwischen typischen Kernleistungen und Zusatzleistungen differenziert werden. Da die durchschnittlichen Kosten pro Geschäftsreise meist höher sind als die von Freizeitreisen, ist der Business Travel Markt für Anbieter besonders lukrativ.

Anbieter und Nachfrager im Geschäftsreisemarkt

Marketing der Leistungsträger

Die Anbieter vermarkten ihre Produkte mit speziell auf die Zielgruppe der Geschäftsreisenden zugeschnittenen Angebotsbündeln. Weiterhin nutzen heutzutage viele Leistungsträger die Möglichkeit ihre Umsätze durch Cross-Selling-Aktivitäten zu steigern. 

Unternehmen mit entsprechendem Reiseaufkommen vereinbaren mit ihren bevorzugten Leistungsträgern spezielle Firmentarife und Firmenraten, die z.B. von Faktoren wie Umsatzvolumen, Vertragslaufzeit, Distributionskanal abhängig sind. Diese speziellen Angebote sind exklusiv für das jeweilige Unternehmen zugänglich und beinhaltet je nach Vereinbarung beispielsweise Rabatte auf öffentliche Tarife und Raten, kostenfreie Zusatzleistungen und Verfügbarkeitsgarantien.

Leistungsträger vertreiben ihre Produkte sowohl im Direktvertrieb als auch indirekt über Reisemittler. Gerade im Flugbereich wird der Trend hin zum Direktvertrieb deutlich.

Viele Leistungsträger stärken ihre Kundenbindung durch Bonusprogramme, bei welchen mit Buchungen Meilen und Punkte gesammelt werden können. Hier gibt es sowohl Programme für das ganze Unternehmen als auch für den einzelnen Geschäftsreisenden. 37 % der Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern die privaten Nutzung des Bonus.(VDR-Geschäftsreiseanalyse 2019) 

Häufig verknüpfen Geschäftsreisende ihren geschäftlichen Aufenthalt mit einer privaten Verlängerung vor Ort. Hier können Leistungsträger weitere Umsätze generieren durch darauf angepasste Angebote für den Reisenden und seine Familie. Diese Reiseform ist mittlerweile auch als Bleisure-Tourismus bekannt.

Wandel im Serviceangebot

Auf Grund des technischen Fortschritts hat sich das Leistungsangebot der Reisemittler verändert. Anfragen für Bahnfahrkarten, Hotelbuchungen, oder einfache Flugbuchungen werden heutzutage häufig nicht mehr von Reisebüromitarbeitern bearbeitet, sondern von den Buchenden selbst gebucht über Onlinebuchungsportale. Reisevermittler bieten heutzutage eine große Produktpalette an zusätzlichen Services an, um ihren Kunden weiterhin einen Mehrwert bieten zu können.

Durch die Digitalisierung sind die Markteintrittsbarrieren gesunken. Neue Serviceanbieter drängen auf den Markt mit Komplettlösungen, die versprechen den gesamten Geschäftsreiseprozess vom Reiseantrag bis hin zur Reisekostenabrechnung und dem Controlling auf einer Plattform abbilden zu können.

Immer häufiger greifen Geschäftsreisende auch auf Leistungen der Sharing-Economy-Anbieter für Transport und Übernachtung zurück. Das Travel Management sollte aus Gründen der Fürsorgepflicht bei der Erlaubnis zur Nutzung dieser Anbieter jedoch einige Faktoren beachten, wie beispielsweise Sicherheitsstandards und Notfallschutz.

Der Trend zur Nachhaltigkeit ist auch im Geschäftsreisebereich angekommen. Hier reagiert der Markt ebenfalls mit neuen Services wie der Möglichkeit zur CO2-Kompensation der Flüge oder Consulting-Leistungen zum Thema Nachhaltiges Reisen.

Die Anzahl an geschäftlich bedingten Reisen nimmt weiterhin stetig zu. Die Notwendigkeit der Unternehmen für ein strategisches und operatives Management der Maßnahmen im Zusammenhang mit der Geschäftsreisetätigkeit steigt dementsprechend ebenfalls. Durch die Optimierung der dazugehörigen Prozesse lassen sich sowohl hohe Kostenersparnisse verwirklichen, als auch die Effizienz und Zufriedenheit der geschäftlich reisenden Mitarbeiter steigern. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dazu, die Zuständigkeit für den Bereich Business Travel Management an spezialisierte Mitarbeiter und teilweise eigene Abteilungen zu übertragen.

Im Zusammenhang mit Geschäftsreisen trifft man auf eine Vielzahl an Begriffen. Unterschieden werden kann hier generell zwischen Business Travel und Business Travel Management. Unter Business Travel ist die eigentliche Geschäftsreise bzw. der Geschäftsreiseprozess zu verstehen. Business Travel Management (auch Travel Management oder Geschäftsreisemanagement) betrifft dem gegenüber die Analyse, Steuerung und Optimierung der Prozesse und Leistungen der Geschäftsreisen durch ein Unternehmen bzw. dessen Mitarbeiter und die verwendeten Leistungsträger wie Transportunternehmen, Beherbergungsunternehmen und Reisemittler.

Beteiligte am Geschäftsreiseprozess

Am Geschäftsreiseprozess sind neben dem Reisenden und dem Unternehmen auch Leistungsträger und Reisemittler beteiligt. Das Business Travel Management stellt das Bindeglied zwischen den Beteiligten dar, welche teilweise konfliktäre Zielsetzungen haben, wie im folgenden Schaubild dargestellt.

Eine weitere mögliche Strukturierung ist die Aufteilung der Beteiligten in Anbieter, Vermittler und Nachfrager.

Die Geschäftsreisen in Deutschland steigen seit Jahren stetig an laut einer Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR). Ebenso steigen die Gesamtkosten für die Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zu Kundenterminen, Veranstaltungsbesuchen oder aus anderen Gründe auf dienstliche Reise entsenden. Viele Unternehmen beschäftigen deshalb eigene Mitarbeiter und teilweise ganze Abteilungen, die sich mit der Gestaltung eines effizienten Geschäftsreisemanagements (Business Travel Management) unter Verwendung von Reiserichtlinien befassen und Optimierungswege für den gesamten Geschäftsreiseprozess entwickeln.

Geschäftsreisende haben andere Bedürfnisse als Freizeitreisende und höhere pro Kopf-Ausgaben auf der Reise. Aus diesem Grund stellen sie für Anbieter wie Transportunternehmen, Beherbergungsbetriebe, Reisemittler und andere Serviceanbieter eine lukrative Zielgruppe dar, welche teilweise sogar das Kerngeschäft ausmacht.

Auf den folgenden Seiten findet sich ein allgemeiner Überblick zum Thema Geschäftsreise und Geschäftsreisemanagement. Der Fokus liegt hier vor allem auf dem deutschen Geschäftsreisemarkt.